关于企业综合管理平台实践和思考doc

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  关于企业综合管理平台实践和思考 摘要:本文阐述了独立多系统信息化管理的弊端和建立综合管理平台的优点和重要性,结合所在企业的信息化需求,对当前已初步实现的综合管理平台进行了介绍,最后对综合管理平台提出自己的想法。 关键词:综合管理;信息化;多系统 引言 随着计算机的普及应用、网络技术的飞速发展以及市场竞争的日益激烈,现代企业大多意识到采取信息化手段来规范企业管理、提升生产管理效率的重要性和必要性。很多企业都纷纷引入办公自动化(OA)、财务、资产管理等单独处理某一特定领域信息的管理软件。然而,仅仅是多套零散的管理软件只能在一定程度上实现办公无纸化、信息留存、效率提高,而且这种方式本身就存在一定的弊端。想要扫除独立多系统信息化管理的弊端,进一步提高生产效率、科学管理水平以及决策效能,就需要实现企业信息的高度整合、打破软件间的壁垒。在此需求下,了解综合管理平台的优势和重要性,根据对已初步实现的综合管理平台现状和下一步工作的介绍,提出设计和实践过程中有益的想法,对开展综合管理平台建设很有实际意义。 1综合管理平台的优势和重要性 企业信息化初期,多数企业采用分步走的方式,渐进地实现各个管理领域的信息化。经过一段时间的建设,往往呈现多个独立的管理系统分别管理特定领域企业信息的格局,比如使用办公自动化系统来管理企业公文流程的发布和流转、使用财务系统来管理企业的资金收支、使用资产管理系统来管理企业各种资产的采购使用和折旧、使用人力资源软件来管理企业人员的各种信息和薪酬等。这样的模式虽然术业有专攻,能很好地迎合不同部门和领域的需求,但是从企业层面来看则存在很多弊端。第一,需求分家,整体上缺乏协调。不同的管理系统由不同的部门提出需求,着眼点难免会偏重本部门的应用场景而忽略了其他部门可能发生的情况,在定制规则时就会出现便于本部门使用的情况,这些系统就不可能在整体上协调。第二,部分功能重叠,增加成本。以财务管理系统和资产管理系统为例,资产的购买、获利、维护、折旧、报废其实都与财务有关,这些数据要分别在两个系统中录入,既增加了时间人力成本,又增加了购买维护管理系统的资金成本。第三,各自独立,数据更新不及时,增加数据冲突风险。不同的管理系统间没有连通,当关系多个系统的某项数据发生改变时,不能及时地在其他使用这个数据的系统中更改过来,很容易产生数据冲突、多个系统多本账的情况,让企业管理人员无所适从。第四,查阅跨系统信息费时费力。有时一个项目需要同时了解人员情况、财务情况和图档情况,这时就需要一个个系统根据不同的条件查询,一不小心还有可能查错。 以上阐述的独立多系统信息化管理的弊端,综合管理平台都可以一一击破。通过倾听各部门各领域提出的需求,来制定符合当前企业需求的各项标准,达到整体协调。通过研究现有独立管理系统的各项功能,来选择各领域的核心功能模块,避免功能设置和数据的重复。通过实现数据录入入口的唯一和数据改动后实时自动更新相关数据,来避免数据冲突和更新不及时。通过多重关联各类数据,使得以不同的元素作为核心元素时都能方便地挖掘显示相关数据,避免费时费力和查找错误的情况。在综合管理平台中,人员、资金、资产、图档、生产管理、公文审批、消息邮件都可以有机的关联起来,以人为本,根据不同的人员角色设置不同展示页面,很好地显示与个人有关和个人关心的事项。平台使用同一数据库来存放数据,方便地实现了不同管理领域数据间相互引用、查阅的功能,也保证了数据的唯一性,为管理过程中的决策、统计提供良好的数据基础。 由独立多系统信息化管理的弊端和综合管理平台的优势比较可知,如果继续使用独立多系统信息化管理,将会降低企业的运行效率,阻碍企业的长远发展,甚至导致企业在竞争中落败。而综合管理平台能更好地融合各管理要素,保证数据的唯一可靠,更高效、便捷、低成本、少错误地提供服务,为企业在激烈的市场竞争和升级转型中保驾护航。所以,对于现代企业来说,抛弃过去独立多系统信息化管理,采用综合管理平台,已经非常重要而且必要。 2企业情况和信息化需求 本人所在企业是一家从事多专业规划、设计、咨询、研究、总承包的综合型企业,有近千名员工,并有异地办公的下属子公司分公司。专业上的多样性导致生产形式、生产流程的多样化,从而导致各专业部门信息化需求的多样化。异地办公又进一步提出了企业内网和外网的交互需求。所以,除了需要用于生产的各专业软件外,还需要针对管理环节采取信息化措施。本企业在前期已经采购和开发了多个独立运行的管理系统,如财务结算系统、图档管理系统、公文流转管理系统、项目管理系统、人力资源管理系统等。目前也在洽谈采购资产管理系统、会议管理系统等管理系统。这些采购和开发的管理系统都是独立的系统构架和数据库结构,它们能够很好地进行特定领域的管理,但整体性不强。使用人员渐渐发现独立多系统管理的弊端,希望能形成一套统一的信息化管理机制。 3综合管理平台的设想 为了响应本企业信息化管理的新需求,解决独立多系统信息化管理带来的问题。通过了解各部门各专业的需求以及对需求进行整理和提炼,我们计划搭建一个企业综合管理平台。这个平台将把各专业各地区的人员、项目、科技成果、图档、资产、财务等元素有效地管理起来,将数据存储在同一数据库中,使各元素的内容减少错误和冗余,并能相互参考引用,真正做到生产运营全过程的跟踪记录和管理。 通过这个平台,使用人员可以方便地获取他们需要的信息,并能将信息根据不同的需求关联展示,从而提高生产和管理效率。同时,综合管理平台将实现多种终端接入,以满足目前移动办公的需求。此外,平台将根据使用人员的不同角色,展示不同的主界面,将使用人员最关心和常用的功能排布在主界面上,实现良好的用户体验。 4 综合管理平台的初步实现和成效 搭建综合管理平台是一项复杂的工作,需要花费大量的时间和人力。现阶段,本企业只完成了综合信息管理平台的初步实现。平台采用了B/S模式,无需进行客户端安装,只需使用浏览器就可进入平台实施操作,同时结合SQL Server存储数据,并使用C#进行开发。平台能满足多种网络环境,兼容多浏览器,还支持移动终端接入操作。平台整合了原来各自独立运行的办公、人员、项目、科技、图档等管理系统,提供了统一入口,方便企业人员查找所需功能并快速进入相应模块。下图1为初步实现的综合管理平台框架图。 图1 初步实现的综合管理平台框架图 平台主要功能模块: 1、办公管理模块。此模块实现公文传阅、公文批注、公文流转等功能。 2、人员管理模块。此模块负责连接人力资源管理系统,实现人员信息管理、证书管理、企业资质管理等功能。 3、项目管理模块。此模块负责连接项目管理系统,实现项目批文审批流程管理、项目专业信息管理、项目财务数据管理、部门产值管理、项目合同管理、项目进度管理、项目各项统计等功能。 4、科技管理模块。此模块负责连接科技研发管理系统,实现对科技研发项目、自主知识产权、技术标准项目、科技论文与著作的管理功能。 5、图档管理模块。此模块负责连接图档管理系统,实现图档的上传、查阅功能。 6、职工园地模块。此模块实现企业内BBS、杂志期刊查阅等功能。 平台在后台数据库中已经将人力资源管理系统、项目管理系统、科技研发管理系统、图档管理系统的数据壁垒打通,将这些系统的数据重新整合存放,并通过整改代码,使得不同系统调用同一管理信息时利用全局标准化后的关键字到同一张数据表的同一字段存取数据,从而实现数据的共享和唯一。 独立多系统信息化管理阶段,不时会遇到跨系统搜索信息时,由于关键字内容的不统一,导致无法顺利找出不同系统中正确匹配的信息。比如根据项目管理系统中的项目信息到图档管理系统查阅项目相关图档,有时就会由于项目管理系统与图档管理系统中记载的项目名称不一致而无法直接获取图档,这时只有让设计人员点开图档查阅才能判断是否为对应项目的图档,即使一出现此类情况就把两个系统中的名字改为一致,也难保后续使用中不再发生其中一处修改后名称不同的情况。即使两个系统中记录的名称相同,也需要分别操作两个系统,不够便利。 使用综合管理平台后,由于重新整理了数据,为原来不同系统中的数据表建立了关联,统一维护项目名称等关键字,不再需要多处重复录入修改同一信息。这样就解决了不同系统数据的匹配问题,也节省了查对冲突数据的时间人力开销。同时,综合管理平台还挖掘出一些新的功能组合,满足使用人员的实际需求。比如在项目信息页面直接添加了图档查阅按钮从而实现快捷无误查阅项目图档的功能;在人员履历中自动将项目列表和科技研发成果添加进去从而实现实时真实生成履历的功能;在用图章统计时自动从项目审批信息中挖掘已完成但尚未用章的项目显示在列表前部从而达到醒目提醒用章的功能;项目某审批流程完成后自动将审批单归档到ISO资料库的相应项目下从而避免电子表单打印扫描再上传的过程等。如此一来,维护人员和使用人员都节省了时间和精力,使得生产和管理效率得到显著提升。此外,综合管理平台还与企业内部沟通软件、企业邮箱和手机号码绑定,实现了消息的多途径发送,结合移动终端的平台接入操作功能,企业人员能更及时便捷地处理事务,从而进一步提高了生产和管理效率。 5综合管理平台的下一步工作 虽然初步实现的综合管理平台涵盖了大部分原有的独立管理系统,在提高效率上取得了明显的成效,但下一步仍有很多工作需要进行。 当前平台尚缺少对财务管理系统、资产管理系统、会议管理系统的整合。财务数据是企业做很多事都无法避免的,资产和会议数据也经常与人员和项目有关。这需要我们深入分析这三个管理系统的功能、规律,相应增加和调整这三个管理系统以及现有平台中已有的数据设置,为这三个管理系统的数据表设置全局关键字索引,并在数据结构调整后更改相关功能代码。 此外,平台应该更有效地利用整合后的数据,尽可能的挖掘数据用途,以减少操作人员的查询、填写、上传等操作。比如在人员信息中自动显示此人参与的项目、财务、资产信息;在填写项目参与人员信息时自动显示满足项目专业、职称要求的人员以供选择;在会议纪要完成时自动发起传阅和提交到ISO资料库等。总之,就是尽可能地从不同角色人员的实际需求出发,对数据进行关联使用,实现加成效果,节省人员时间和精力。 6 综合管理平台相关思考 在企业内综合管理平台的搭建过程中,本人对综合管理平台也进行了许多思考,形成了一些想法,有些已融入到初步实现的平台中,有些希望在下一步的工作实现。 1、深入研究原有独立系统的各项功能,了解每个数据库字段的具体含义,理清同一系统中及不同系统间的数据关系。这对平台框架的搭建、功能模块的设置、人员角色的设定、数据的关联存放等都起着非常关键的作用。在设计初期就尽可能全面的把这些都吃透,能极大地避免后期大范围修改代码。 2、根据原有各系统的数据关系,合理设置数据表字段,并添加关键字将不同系统的数据表关联起来,以便实现数据唯一和调取方便。由于功能模块繁多,为了避免数据表间的迂回获取、实现快速获取数据,一张表中可设置多个关键字。这样既可以减少服务器负担,也能节省平台响应时间,让操作更流畅。 3、多了解使用人员的需求,从实际使用需求入手设计界面功能,让平台更人性化地为企业员工服务。只有受使用者欢迎的平台才能长久地运行下去,并在用户善意的督促与提醒下成长得更强大,产生更大的实际效用,为企业的长远发展贡献力量。 4、单元模块标准化,方便复用。在实现某些功能时,可以进行一定程度的提炼,找出通用的环节或小功能块,建立一些通用的机制,编写一些通用代码让实现相同功能的地方可以直接调用同一代码。这样可以缩短日后添加相似功能代码的开发时间,也节省通用功能修改时的代码更改时间。 5、综合管理平台未来与协同设计平台的整合。在新的信息化时代,管理需要深入到日常生产层面,来获取更高的生产效率和更大的经济文化效益。我们需要协同设计管理,无论是初步的文件级协同设计还是深层次的图层级协同设计,都能为综合管理平台提供更详细、更准确、更实时的数据,把平台的应用推到新的高度,更好地服务于企业的生产活动。 6、综合管理平台未来与云平台的整合。目前关注度很高的云平台,在将来也有可能会被应用到企业的生产管理活动中来。届时云平台也需与综合管理平台实现数据共享,进一步提升企业管理水平。 搭建综合管理平台是企业现代化、信息化、数字化过程中重要的一环,各企事业单位都应该给予高度的重视。综合管理平台的搭建不能一蹴而就,需要花大量的时间和精力针对自己企业的需求进行调研、协商、设计、实施和维护。优秀的企业必将把搭建适合自己企业的综合管理平台提高到战略高度并在实践中不断寻求更好的解决方案。

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